ViktVäktarna ökar tempot

”Vi hade inte tid att prata i telefon.”

I Helsingborg ligger svenska ViktVäktarnas huvudkontor och lager. Så visst blir det en hel del ringande från landets alla hörn, med frågor om allt från kaloriintag till var närmaste Viktväktargrupp träffas.
Mycket av det där borde kunna skötas automatiskt, tänkte Per-Johan. Och visst går det. Tack vare Doro och Syd-Com.

– Det tog för mycket tid att svara på alla samtal, förklarar Per-Johan Arvidsson, inköpschef.
- Visst måste folk kunna vända sig hit med frågor, men det gjorde ibland att resten av vårt arbete gick väldigt långsamt. När vi fick Doro Index presenterat nappade jag direkt. Precis vad vi behövde.

Svenska ViktVäktarnas huvudkontor är navet för hela den svenska verksamheten. Det är hit som regionernas rapporter skickas för databehandling, och det är också härifrån som brevkurser och annat material skickas ut.
– Förutom Madeleine i växeln är ju ingen egentligen anställd för att prata i telefon, menar Per-Johan och fortsätter,
- men när folk ringer med frågor måste man ju svara. Allra värst är efter nyårshelgen, då får vi i snitt 7– 800 samtal i veckan med förfrågningar. Men nu när växeln är på plats går allt som på räls, och vi har tid att arbeta igen.

Ett öppet system Det var en frisk expansion som satte punkt för den gamla växelns karriär.
– Ja, vi växte ifrån den helt enkelt, säger Per-Johan.
- Vi behövde något med fler möjligheter; inte bara många anknytningar och så vidare, utan också något med ordentliga datamöjligheter.

Flera alternativ undersöktes, och Per-Johan gjorde en samvetsgrann bedömning av de olika möjligheterna.
– Fast om jag ska vara riktig ärlig bestämde jag mig nog innan Index-presentationen var färdig. Det var tydligt att den var långt flexiblare än de andra.

En otrolig skillnad
- Jämfört med systemet vi hade tidigare var det en otrolig skillnad, berättar Madeleine.
- På den gamla kunde man inte ens se om den man försökte koppla till fanns på sitt rum eller inte. När man sitter utspridda på en så stor yta som vi gör, är det viktigt att kunna se på växeldisplayen vem som är ute eller på lunch.

- Index är också mycket lättare att använda, fyller Per-Johan i.
- Madeleine var på utbildning ett par timmar, sedan visade hon oss andra allt vi behövde veta. Det klarar vi oss utmärkt på, växeln har faktiskt aldrig krånglat.

CTI för avancerad telefoni
Tack vare mjukvarulösningarna som Doros dotter-bolag Tactel skräddarsydde för ViktVäktarna, kan nu de flesta samtal klaras av utan att ens lyfta luren.
– När du ringer hit får du ett talsvarsmeddelande, förklarar Per-Johan.
- Sedan väljer du själv om du vill bli kopplad till en telefonist, bli kopplad till närmaste ViktVäktar-grupp, eller kanske ta emot någon annan information via fax. Bara som exempel. Kontentan av det hela blir förstås att vi får väldigt mycket mer gjort än tidigare. Och det kan vi tacka Doro och Syd-Com för.